دشن الأمير سلطان بن سلمان بن عبد العزيز رئيس الهيئة العامة للسياحة والآثار في مقر الهيئة بالرياض مؤخرا مشروع الأرشيف الإلكتروني "الذاكرة المؤسسية" للهيئة المتضمن أرشفة إلكترونية متطورة لوثائق الهيئة ومركزا للوثائق والمحفوظات.

ويأتي المشروع الذي يتضمن رصيد الهيئة من الوثائق بأنواعها ووسائطها المختلفة، في إطار رؤية الهيئة للوصول إلى "هيئة بلا ورق" وتعزيزا لمفهوم الحكومة الإلكترونية.

ويهدف "نظام الذاكرة المؤسسية" بالهيئة إلى جمع وفرز وتنظيم وثائق الهيئة الورقية والإلكترونية، وأرشفتها وفق المعايير والسياسات العالمية، وذلك بغرض حفظها وتسهيل استرجاعها من قبل إدارات الهيئة عند الحاجة إليها.

وقد جاء هذا المشروع نتيجة تضافر جهود كل من إدارة تقنية المعلومات ومركز الوثائق والمحفوظات بالهيئة، وذلك تلبية لرغبة الهيئة في فرز وتنظيم أرصدتها من الوثائق - في ظل التزايد المستمر في حجم الملفات والوثائق - وتحويل الوثائق الورقية إلى الشكل الإلكتروني لما في ذلك من مميزات كبيرة مثل إتاحة الوصول إلى الوثائق من أي مكان عبر بيئة شبكات الاتصال، وتوفير الحيز المكاني، وربط أجزاء الهيئة ببعضها البعض، وسهولة وسرعة تداول الوثائق الإلكترونية، ومراقبة استخدام الوثائق، وكذلك تعدد نقاط الوصول للوثائق على اختلاف موضوعاتها ومحتوياتها.

وصمم نظام "الذاكرة المؤسسية" ليتم استخدامه بواسطة مسئولي الهيئة بصرف النظر عن مواقعهم، سواء كانوا في الأمانة العامة أو الفروع والمكاتب، والذين يتوزعون على 25 إدارة عامة، و16 فرعا، و46 مكتبا للآثار.

وحرصت الهيئة منذ بداية المراحل الأولى للمشروع على التواصل والتنسيق مع المركز الوطني للوثائق والمحفوظات، وذلك بعد تفعيل اللجنة الدائمة للوثائق، ولجان تقويم الوثائق، وإعداد جداول مدد حفظ الوثائق وإرسالها للمركز الوطني للاعتماد. يذكر أن الهيئة العامة للسياحة والتراث الوطني قد تأسست عام 1421 هـ، ويتكون رصيد الهيئة من الوثائق مما نتج عن النشاط اليومي للهيئة على مدار هذه السنوات في مجالات الاستثمار السياحي، والآثار والمتاحف، والتراث الوطني، بالإضافة إلى ما آل إلى الهيئة عند إنشائها من وثائق وزارات أخرى مثل ملفات الآثار من وزارة والتعليم، وملفات التراخيص من وزارة التجارة.