حددت وزارة التعليم تسعة شروط لتنظيم مشاركة الطلاب والطالبات في الفعاليات الخارجية. واشتملت الشروط على عدم تعارض ضوابط الفعاليات مع تعاليم الدين الإسلامي وسياسة الدولة وسياسة التعليم في السعودية، وأن تكون محققة لأهداف الرؤية، وأن تكون الجهة المنظمة جهة معتمدة ومعترفا بها علميا وتربويا، وأن تحقق مردودا، ووجود العلاقات الرسمية للمملكة مع الدولة المستضيفة، واستقرار الوضع الأمني في الدولة المستضيفة، وموافقة الوزارة على المشاركة، وأن لا تتحمل أي تكاليف مالية للفعالية التي ترغب المدرسة المشاركة فيها.

وبين وزير التعليم الدكتور أحمد العيسى في كلمته بالدليل التنظيمي، أن لمشاركة الطلاب في المسابقات والمنافسات الدولية والإقليمية دورا مهما في الارتقاء بالعملية التعليمية، وجعلها بيئة محفزة على الإبداع والابتكار، وأن المشاركات تندرج ضمن الهدف الإستراتيجي لبرنامج التحول الوطني. وأوضح أن الدليل يهدف إلى تنظيم مشاركة الوزارة مع الجهات الخارجية للوصول إلى مشاركة مشرفة وضمان حقوق وواجبات كل من الوزارة والجهات الخارجية.

يشار إلى أن الدليل استعرض ضوابط المشاركات التي تشرف عليها الجهات المعنية بالوزارة، وهي وكالتا التعليم (بنين- بنات) وكالة التعليم الأهلي والإدارة العامة للإعلام والعلاقات العامة. ويتم ترشيح الطلاب والطالبات الحاصلين على المراكز المتقدمة في الفعاليات الوطنية من خلال الوزارة وفقاً للشروط والضوابط.

واشتمل الدليل على الضوابط العامة والشروط الواجب توافرها في الفعاليات للموافقة على المشاركة فيها وشروط الموافقة على المشاركات الخارجية بالإضافة للشروط الخاصة بترشيح الطلبة والمشرفين المرافقين للطلبة وأولياء الأمور، كما احتوى على الإجراءات التنظيمية مثل واجبات وحقوق رئيس الوفد بالإضافة لواجبات وحقوق الطلبة المشاركين مع حقوق المشرفين وأولياء الأمور المرافقين. وعرض الدليل المخالفات والعقوبات الخاصة بالمخالفات.