أكدت وزارة التعليم أن الحوكمة التي ينتهجها نظام سفير 2 للمبتعثين وإطلاق المركز الموحد للإشراف الدراسي ستقود إلى خفض نسبة العنصر البشري في الإشراف الدراسي في الملحقيات الثقافية في الخارج إلى 5%، بعد أن كانت 59%، ما يعزز من كفاءة الإنفاق بشكل كبير.

ويقلص سفير 2 بعد تدشينه من وجود 521 مشرفاً دراسياً على أكثر من 82 ألف طالب وطالبة حالياً بشكل عملي ومنهجي، ليحصل المبتعث على خدمات سريعة ومميزة وفعالة وذات جودة عالية، إلى جانب ارتفاع التواصل الثقافي والأكاديمي إلى نحو 65% بعد أن كان 4%، في حين ستتراجع نسبة الخدمات المساندة التي يقوم بها المشرفون في الملحقيات من 37% إلى 30%.

وستخضع عمليات الفرز والترشيح للعمل في الملحقيات للأتمتة الإلكترونية، بناء على النقاط المكتسبة التي تعتبر من المعايير المحددة في الملتقى الـ10 للملحقين الثقافيين الذي رعاه وزير التعليم، وصدرت فيه التوصية بتوزيع الكوادر البشرية داخل الوحدات الإدارية بإشراف مباشر من الأمانة العامة للملحقيات، وإيقاف التعاقد، وإيجاد الحلول القانونية للتخلص من الزيادات الموجودة وفقاً للأنظمة المعمول بها في دولة المقر، وتكوين لجنة من إدارات عدة معنية بالإشراف على عدم تجديد العقود. وقاد مشروع تطوير خدمة سفير 2 للمبتعثين الذي دشنه وزير التعليم الدكتور حمد آل الشيخ أخيرا في الملحقية الثقافية بباريس، إلى أتمتة 58 خدمة من أصل 88 خدمة إلكترونية، إذ إن جميع الخدمات التي يحتاجها الطالب هي خدمات إلكترونية 100%، بمعنى أن الطالب لن يحتاج أبداً لأي إجراء يدوي أو تقليدي، بسبب حصر نظام سفير 2 لجميع الخدمات وتوفيرها على المنصة لتصبح ذاتية ودون تدخل بشري، بما يحقق وفرا يقدر بـ69% من حجم الطلبات المقدمة.

وتساعد خاصية تحديد الخط الزمني للطلبة المبتعثين التي يتيحها نظام سفير 2 إمكانية معرفة مسيرة الطلبات والإجراءات بشكل واضح مع الرصد التاريخي لها، مما يسهم آلياً في الحد من عمليات الزيادة العددية داخل الملحقيات، وفق ميكنة دقيقة تتضمنها أغلب العمليات المرتبطة بالطالب، انطلاقاً من مكافأة التميز، والإنذارات والتقارير الدراسية، وإلزامية تسجيل المواد بعد رفع التقرير الدراسي للفصل المنتهي، إذ لا يتم منح ضمان مالي للفصل القادم إلا بعد إتمام عمليات التسجيل. وتعكس المقارنات الأولية بين نسختي برنامج سفير 1 وسفير 2 مقدار الوفر المحقق، إذ بلغ عدد الطلبات في سفير 1 أكثر من مليوني طلب، وأكثر من 8 ملايين إجراء تطلب إنهاؤها وجود نسبة تدخل بشري عال، مما نتج عنه وجود عمليات متأخرة ومعلقة، بينما تم تقليص ذلك في النسخة الثانية من نظام سفير، كما تم تصميم النظام ليناسب العمل الآلي الذاتي دون الحاجة لوجود تدخل بشري بنسبة 64 بعد أن كان مجرد 5 في سفير1، إضافة إلى إعادة هندسة كافة الإجراءات وتقليصها إلى ما نسبته 60%، وتوحيد الإجراءات المشابهة مثل فتح الملف، إذ كانت الخطوات تستلزم في سفير 1 ثمانية إجراءات لاعتماد قبول فتح ملف طالب، بينما في النظام الجديد سفير 2 أصبحت 3 إجراءات سريعة وسهلة ودون وجود تدخل بشري.

وتميزت منظومة سفير في نسختها الجديدة بدقة وعمق البيانات الموحدة، وتفعيل تقنيات الذكاء الاصطناعي، من خلال وجود مشرف إلكتروني، ولوحات معلومات إحصائية كالبيانات الحية والتصاميم الذاتية للتقارير، وعكس تحديثات لوائح وضوابط الابتعاث بشكل مباشر دون تدخل برمجي عبر إدارة نظام ديناميكية، إضافة إلى تطبيق الأجهزة الذكية من خلال نظام IOS وكذلك نظام الأندرويد الذي سيمكّن الطلاب والطالبات من الاستفادة من التقديم ومتابعة الطلبات على 88 خدمة متاحة، وتحديد خاصية توجيه المستخدم للتطبيق إلى أقرب ملحقية ثقافية من خلال الخرائط الذكية، وخدمة التنبيهات والمحادثة الحية.

وفي مزايا جوانب الاستفسارات، يقدم سفير 2 نقلة نوعية، إذ كان النظام القديم يدعم فقط خدمة الاستفسار التقليدية، بينما في النظام الجديد تم تفعيل خدمة الـChat Bot، وكذلك قاعدة المعرفة والتنبيهات والإرشادات الآلية وميزة التغذية العائدة من التقييم.