علمت «عكاظ» أن الجهات العليا أقرت أخيراً، عدداً من الإجراءات لصرف مستحقات موظفي الدولة، ومستحقات التعامل بين الجهات الحكومية، والتعامل مع القطاع الخاص، للقضاء على ظاهرة فقدان أصول مستندات الصرف النظامية من قبل بعض الجهات الحكومية والمؤسسات والشركات المتعاقد معها، إذ شددت التعليمات على ضرورة الاحتفاظ بصورة من أصل خطاب التعميد أو التكليف وإعطاء المستفيد أصله، ليصرف للمستفيد استحقاقه بعد تقديمه للنسخة الأصل عند مطالبته، وربط خطاب التعميد أو التكليف برقم الحصر الخاص بالنفقة، مع تسديد الرقم قيدياً في بيان المصروفات خلال البت في إجراءات الصرف.

وشددت التوجيهات على ضرورة الإسراع في أتمتة جميع الإجراءات المالية في الأجهزة الحكومية، واستخدامها للتوقيع الإلكتروني، وكل ما يتعلق بالتصديق على البيانات والمستندات والوثائق الآلية والمراسلات الإلكترونية، بالتنسيق مع المركز الوطني للتصديق الرقمي، تماشياً مع تعليمات هيئة الأمن السيبراني لحماية البيانات.

ووفقاً للقرار، فإن على جميع الوزارات والأجهزة الحكومية الأخرى الممولة من الميزانية العامة للدولة إدخال المعلومات المحددة في منصة (اعتماد) لأي التزام سواء تعميد أو عقد أو شراء مباشر وفق التعليمات المحددة لاستخدام المنصة، ولا يتم الالتزام إلاَ بعد استخراج الرقم المرجعي من المنصة، مع أحقية وزير المالية استثناء أي جهة مؤقتاً لمدة لا تتجاوز سنة واحدة.

التوجيهات أقرت أرشفة كافة مستندات الصرف النظامية وما يرتبط بها من مستندات من خلال نظام أرشفة إلكتروني حديث وآمن ومتكامل، ويشمل ذلك «وثائقها، ومستنداتها، وعقودها، وقراراتها، وخطاباتها، وبياناتها إلكترونياً»، وربطها بأنظمتها المالية والإدارية في نظام آلي يساعدها على سرعة الوصول إليها؛ تمهيداً للارتباط آلياً مع الديوان العام للمحاسبة.