استطاعت المؤسسة الأهلية لمطوفي حجاج دول جنوب شرق آسيا هذا العام ربط 108 مكاتب ميدانية بالمؤسسة إلكترونيا وحققت بذلك مكاسب كبيرة أبرزها منح الحاج فرصة الدخول على موقع المؤسسة عن طريق الانترنت وهو لا يزال في بلده والإطلاع على كافة الخدمات والتسجيل ضمن كشوفات المؤسسة لحج هذا العام كما يتيح لوزارة الحج متابعة نشاطات المؤسسة عن طريق الموقع نفسه وساهم في تنفيذ الإجراءات اللازمة بين المؤسسة وباقي الجهات العاملة خلال موسم الحج من خلال إنشاء وحدة التطوير والدراسات والاستثمار وتفعيل الموقع الالكتروني للمؤسسة كما أنه ولأول مرة في تاريخ المؤسسة يتم تفعيل القبول الالكتروني الفوري للمشاركة في أعمال الحج و تطبيق معايير اختيار الرؤساء و النواب الأعضاء أكد ذلك لعكاظ زهير عبد الحميد سدايو موضحا أن ذلك نابع من رغبة المؤسسة على تقديم أفضل الخدمات لحجاج بيت الله الحرام بغية تمكينهم من أداء شعائر الحج بكل يسر وسهولة وقد دأبت على تقديم أفضل الخدمات وأجلها منذ تأسيسها عام 1404هـ تحت مظلة وزارة الحج مبيناً ان خدمة ضيوف الرحمن شرف لا يضاهيه شرف ولا بد من إخلاص النية والقول في العمل وبين سدايو بأنه في هذا العام تم البدء في تنفيذ مقر للمؤسسة في مخزن الحافلات بالمشاعر المقدسة والبدء في تنفيذ مستودع المؤسسة بمخطط المستودعات بطريق جدة وإقرار بعض اللوائح التي تنظم الأعمال الإدارية والمالية (ترابط وتكامل أقسام الإدارة وإحداث قسم للمشتريات والعقود) ومحاولة العمل على تطوير أداء الطوافة بصورة مشرفة والعمل على تطبيق نظام الجودة حيث تم إنشاء قسم لهذه المهمة ومتابعة ذلك بصورة واضحة وعن قرب.
وبين سدايو في حوار لعكاظ بأن المؤسسة أعدت خطة تشغيلية ارتكزت على أسس تتطابق مع الواقع الفعلي ،وقسمتها إلى مراحل بحيث تكون لكل مرحلة أهدافها والأسس التي تنفذ من خلالها واختيار الكوادر البشرية المهيأة والقادرة على تقديم أرقى الخدمات لضيوف الرحمن من حجاج بيت الله العتيق.
كيف ترون استعدادات المؤسسة لحج هذا العام وعلى ماذا ارتكزت خطتها التشغيلية؟
المؤسسة أكملت كافة استعداداتها لتقديم الخدمات لضيوف الرحمن ومن من أهم ما ارتكزت عليه الخطة ضرورة تطابقها مع الواقع الفعلي ، ووضعت التصورات المبدئية التي قسمتها إلى مراحل بحيث يكون لكل مرحلة أهدافها الخاصة والجزئية وما يقابلها من متطلبات وميزانية مالية وكوادر بشرية لتحقيق النتائج المرجوة.
ومن أهم الأسس التي مكنتنا من وضع الميزانية الطموحة هي تقديرات العوائد التي ستكون أفضل ولله الحمد حيث أن مجلس الإدارة وبعد جهود حثيثة ومؤازرة فعلية وقوية من معالي وزير الحج حفظه الله الذي كان له فضل كبير بعد الله سبحانه وتعالى وتوجيهات صاحب السمو الملكي الأمير نايف بن عبدالعزيز حفظه الله وزير الداخلية ورئيس اللجنة العليا للحج في إعادة خدمة التغذية للمؤسسة بصورة جزئية تمهيدا لاستعادتها بصورة كلية بإذن الله في الأعوام القادمة.
ما هو الدور الذي يقدمه الموقع الإلكتروني الذي قامت من خلاله المؤسسة بربط مكاتب الخدمة الميدانية؟
أهم المستجدات في خطة الموسم الحالي إنشاء وحدة التطوير والدراسات والاستثمار وتفعيل الموقع الالكتروني للمؤسسة كما أنه ولأول مرة في تاريخ المؤسسة يتم تفعيل القبول الالكتروني الفوري للمشاركة في أعمال الحج و تطبيق معايير اختيار الرؤساء و النواب الأعضاء ومحاولة مركزية الشركات السياحية وذلك عن طريق المؤسسة وانتهاج منهج جديد مع إيضاح صلاحيات رئيس المجموعة ونوابه في أداء الخدمة للحاج وذلك بعد النظر عليها من قبل معالي وزير الحج واخذ الموافقة منه .وتطوير أنظمة الحاسب الآلي و مركز المعلومات بالمؤسسة.
إضافة إلى البدء في تنفيذ مقر للمؤسسة في مخزن الحافلات بالمشاعر المقدسة. والبدء في تنفيذ مستودع المؤسسة بمخطط المستودعات بطريق جدة. وإقرار بعض اللوائح التي تنظم الأعمال الإدارية والمالية ترابط وتكامل أقسام الإدارة وإحداث قسم للمشتريات والعقود ومحاولة العمل على تطوير أداء الطوافة بصورة مشرفة والعمل على تطبيق نظام الجودة حيث تم إنشاء قسم لهذه المهمة ومتابعة ذلك بصورة واضحة وعن قرب.
القبول الالكتروني
ما هي الأهداف التي تطمحون للوصول لها في موسم حج هذا العام؟
لا شك أن أي خطة يتم إعدادها لا بد أن ترتكز على أهداف معينة ينبغي تحقيقها وهدفنا الرئيسي هو تقديم خدمة راقية ومشرفة تليق بمهنة الطوافة وهناك أهداف أخرى تسعى المؤسسة لتحقيقها من خلال التعاقد مع متخصصين لإعداد الدراسات المناسبة لأوضاع التغذية وخدمات المشعر المقدسة في عرفات ومنى وبعض الخدمات الأخرى لهدف التطوير وتحسين الخدمة وتحسين مستوى الأداء لرفع مستوى الجودة وتطوير خدمات التغذية المقدمة للحجاج في المشاعر المقدسة وذلك باتباع الاشتراطات المطبقة وفق أنظمة الجودة و بما يتوافق مع متطلبات حجاج جنوب شرق آسيا كما تسعي المؤسسة إلى تطوير مركز وأنظمة الحاسب الآلي المطبقة في مختلف مجالات عمل المؤسسة بما يضمن تفعيل المؤسسة الالكترونية وتطوير سبل ووسائل الاستثمار بما يضمن تحقيق خدمات إضافية جديدة تساهم في تنويع مصادر الدخل للمؤسسة وتطوير آلية خدمة طواف القدوم للحجاج و تطوير خدمة الطواف المركزي لجميع الحجاج كخدمة إضافية لبقية النسك وتطبيق نظام الجودة.
دائما ما تتهم مؤسسات الطوافة بعدم التزامها بخطط التفويج؟
في الحقيقة دور مؤسسات الطوافة توعية حجاجها على خطورة عدم الالتزام بالتفويج المحدد وما قد يسببه مخالفة الحاج من ضرر عليه وعلى الحجاج الآخرين وبذلك يدخل في الرفث والفسوق في الحج إلا أننا كمؤسسات طوافة لا نستطيع منع الحاج من مغادرة مخيمه لأي حال من الأحوال فقد يدعي رغبته في شراء أو قضاء حاجة ومن ثم يتجه لجسر الجمرات مخالفا نظام التفويج ووزارة الحج تعلم ذلك وجميع الجهات العاملة في الحج تعلم بأن مؤسسات الطوافة لا يمكن لها إجبار الحاج على عدم مغادرة المخيم ولكننا نبذل قصار الجهد لتوعية الحجاج مؤكدا بأن حجاج مؤسسة جنوب شرق آسيا أكثر الحجاج التزاما بخطط التفويج.
نلاحظ زيادة عدد مكاتب الخدمة الميدانية في المؤسسة عاما بعد عام، ما هي الأسباب في وجهة نظرك؟
وصل العدد هذا العام لمكاتب الخدمة الميدانية لـ 108 مكاتب خدمة ميدانية والسبب زيادة إعداد الحجاج لدى المؤسسة إضافة إلى رغبتنا في تقديم خدمات راقية ومميزة حيث نقوم كل عام باستحداث مجموعات خدمة جديدة تلافيا لتوزيع الزيادة مابين مجموعات الخدمة هدفا من في تقديم خدمة أفضل.
خطوة غير مسبوقة
كيف تقيمون عمل المؤسسة في تقديم خدماتها لضيوف الرحمن؟
استطاعت المؤسسة منذ وقت مبكر تقديم خدمات جليلة لضيوف الرحمن طيلة السنوات الماضية ولكن نحن نسعى إلى تحقيق الجودة في الأداء وهذا ما توصلنا إليه خلال السنوات القليلة الماضية وبحمد الله وصلنا إلى درجة الرضا التام خلال مواسم الحج الماضية وان شاء الله نصل لدرجة الرضا التام في موسم حج هذا العام وفي خطوة غير مسبوقة من حيث المنهجية والتطبيق فقد تم في موسم 1429هـ إنجاز أربع دراسات لاستقصاء آراء الحجاج في الخدمات المقدمة لهم وخاصةً خدمات التغذية وذلك ضمن برنامج الدراسات والتطوير ومحتوية على عدة توصيات لتحسين مستوى الأداء والتطوير.
في حج عام 1427 هـ حدثت مشكلة سوء التغذية لعدد كبير من حجاج اندونيسيا؟ كيف تتلافون الوقوع في مثل هذه المشكلات؟
نعتمد في تقديم وجبات إعاشة الحجاج في المشاعر المقدسة على المواصفات من حيث الكمية والنوعية على أن تقدم وجبات إعاشة الحجاج في المشاعر المقدسة حسب الوقت المتفق عليه مع البعثات ومتابعة وفحص وسائل الطبخ بالمشاعر المقدسة مع الجهات المختصة حسب ما يتم الاتفاق عليه وإضافة إلى اعتمادنا على طرق جديدة في تقديم وجبات الإعاشة عن طريق البوفيهات وتقنين المواد الغذائية والمستلزمات حسب الاحتياج الفعلي وهناك تنسيق مع بعثات الحج يبدأ من منتصف شهر شعبان الى نهاية شهر شوال حيث يتم التنسيق مع بعثات الحج بوضع قوائم الوجبات الغذائية وأخذ الموافقة عليها لتقديمها للحجاج في المشاعر والتنسيق كذلك مع المجالس التنفيذية بالمؤسسة في وضع القوائم المقترحة للوجبات الغذائية لحجاج الخدمات الخاصة أو حجاج باقي الدول ومن ثم وضع جدول زمني لمواعيد تقديم الوجبات للحجاج حسب جنسية الحجاج مبينا بأن مشكلة حاج 1427 هـ لم تتكرر ولن تتكرر بإذن الله حيث نحرص كل الحرص على اختيار المؤسسة او الشركة الأفضل من حيث الجودة وتقديم وجبات تليق بضيوف الرحمن ويتم اختيار المطابخ المتخصصة ودرجت المؤسسة على تخصيص لجنة للكشف على المطابخ التي تقدم الوجبات للحجاج طيلة موسم الحج والتي تعمل على اختيار عدد من المشرفين للعمل على متابعة المتعهد عند تسليم الأدوات والمواد الغذائية لمجموعات الخدمة الميدانية المؤمنة مركزيا والإشراف على مجموعات الخدمة الميدانية لعملية تأسيس المطابخ لغرض تجهيزها بالأدوات والأواني اللازمة وأوضح سدايو بأن المؤسسة عملت على دراسة وتطوير تغذية الحجاج بالمؤسسة من النواحي النوعية للطعام ومنها تطوير تغذية الحجاج و ما تقدمه الشركات المتخصصة للبحث عن أجود الأصناف وأنسب الأسعار كما يتم إعداد بوفيه مفتوح على مدار الساعة لتقديم المشروبات الباردة والساخنة وتلتزم مجموعات الخدمات الميدانية للخدمات الخاصة بنفس جدول إعداد الوجبات الثلاث سواءً للحجاج الاندونيسيين أو الماليزيين أو الجنسيات الأخرى.
هل للمؤسسة أدوار إضافية تقوم بها غير مهنة الطوافة؟
لدى المؤسسة كوادر وظيفية نسائية على درجة عالية من الثقافة والعلم تتابع حالات المريضات من الحاجيات في المستشفيات وتطمئن على حالتهم الصحية حيث المؤسسة تعمل على خدمة حجاجها صحيا من وفق أهداف رئيسية منها توفير كافة الإمكانات البشرية والآليات لنقل المرضى في مدة لا يتجاوز 15 إلى 20 دقيقة من المجموعة إلى المستشفيات أو البعثات الطبية في غير أوقات الذروة والانتهاء المتوقع للقيام لعملية نقل الوفيات من 60 إلى 90 دقيقة في الأوقات العادية أما في أوقات الذروة فالمتوقع من 120 دقيقة إلى 180 دقيقة خاصة في المنطقة المركزية والانتهاء المتوقع من نقل الحالات المتحسنة من المستشفيات أو البعثات الطبية إلى مقر سكنهم خلال وقت يتراوح مابين 120 دقيقة إلى 240 دقيقة حسب قرب المجموعات من المستشفيات. ولدينا تنسيق مسبق مع الجهات ذات العلاقة (وزارة الحج – وزارة الصحة – إدارة الأحوال المدنية – الأمن العام).
فريق واحد
كيف ترى مدى التناسق بين كافة قطاعات المؤسسة؟
نحن نعمل كفريق عمل واحد كل يؤدي الخدمة المنوطة به في مجال عمله ويقوم بما يوكل إليه بكل كفاءة واقتدار وفق أسس عملية منهجية تعتمد على الدراسة والتخطيط المسبق حيث تحرص المؤسسة على أختيار الكوادر والقوى البشرية المؤهلة ذات الخبرات الميدانية القادرة على العطاء والتي لها باع طويل في هذا المجال والاستفادة من أصحاب الخبرة والقدرة من المطوفين و المطوفات واستقطاب أصحاب الخبرة من خارج المؤسسة في تحقيق رسالة المؤسسة. وتوثيق التواصل الجيد مع كافة القطاعات الحكومية والخاصة، لتذليل كافة العوائق التي قد تواجه العاملين بالمؤسسة من خلال طرح الموضوعات ومناقشتها وتوثيق الصلة مع بعثات الحج والشركات السياحة في إقامة شراكة عمل حقيقية مبنية على السعي الحثيث لتطوير خدمات الحجاج وتنمية حقوق المطوفين و المطوفات من خلال تنويع مصادر الدخل بتفعيل الاستثمار وترشيد الإنفاق كون المؤسسة تتشرف بخدمة أكثر من 200 ألف حاج يشكل حجاج اندونيسيا النسبة اذ تبلغ نسبتهم 75% وحجاج ماليزيا بنسبة 10% ثم دول تايلند والصين والفلبين ثم سنغافورة وبروناي.
هل هناك وظائف موسمية بالمؤسسة وكيف يتم اختيار المتقدمين لشغل الوظائف؟
لدينا وظائف موسمية يتم شغلها بالخبرات من أبناء مكة من أبناء المطوفين والمطوفات وغيرهم من أبناء الجامعات حيث تم اعداد التوصيف الوظيفي للقوى العاملة والإعلان عن الوظائف الموسمية لاختيار فريق العمل وبالتالي تم تعيين هذه القوى حسب الوظائف المتاحة واكتمل العدد المطلوب لتقديم الخدمة لضيوف الرحمن.
كيف ترون دور المؤسسة في تطوير أداء الحركة الترددية أثناء النفرة من عرفات إلى مزدلفة؟
بفضل الله استطاعت المؤسسة من تقليل وقت وصول الحجاج من عرفة لمزدلفة أثناء نفرتهم إلى أقل من 25 دقيقة بعد أن كانوا يقضون الساعات الطويلة في طوابير الانتظار من خلال الاشراف الميداني على مجموعات الخدمة الميدانية أثناء عملية التصعيد والتأكد من أن جميع المجموعات قد قامت بتصعيد حجاجها لمشعر مزدلفة ومن ثم لمشعر منى وأضاف بأنه تبدأ عملية التصعيد إلى منى يوم (التروية) بعد الساعة الثانية فجراً من يوم (8/12) والتصعيد إلى عرفات (غير حجاج التروية) بعد الساعة الثانية عشرة ظهراً وبعد الفجر من منى إلى عرفات (لحجاج التروية).
هل للمرأة دور في الخدمات التي تقدمها المؤسسة لضيوف الرحمن؟
نعم للمرأة دور أساسي ومحوري لكنه لم يصل بعد للمؤمول ولكن ما تقوم به المطوفة حاليا يعد جهدا كبيرا من خلال متابعتها للمريضات في المستشفيات حيث لدينا مندوبات دائمات في كل مستشفيات مكة المكرمة والمشاعر المقدسة إضافة إلى أن لدى المؤسسة لجنة نسائية تعمل على متابعة الحاجيات في مقار سكنهن وتوعيتهن بخطط التفويج ومرافقتهن أثناء رحلة الحج وجميع الكوادر النسائية بالمؤسسة لها باع طويل في مهنة الطوافة ومن المثقفات من المعلمات والأستاذات بالجامعات ودورهن لا يقل أبدا عن دور المطوف.