كشف لـ «عكـاظ» رئيس مجلس إدارة المؤسسة الأهلية للأدلاء في المدينة المنورة الدكتور يوسف بن أحمد حوالة عن دمج جميع وحدات الإسكان في قطاع واحد، واستحداث نظام تراسل البيانات بين المؤسسات الحكومية والأهلية العاملة في الحج للمرة الأولى، مبينا أنه ستتم إعادة إنشاء مركز استقبال مطار الأمير محمد بن عبدالعزيز الدولي، واستحداث مسارات جديدة للحافلات.
وأكد الدكتور يوسف بن أحمد حوالة سعي المؤسسة لتلافي الكثير من السلبيات التي حدثت في الأعوام الماضية. وإلى نص الحوار:
• ما مستجدات الخطة التشغيلية لهذا العام؟
ــ من أبرز المستجدات دمج جميع الوحدات التي كانت تعمل في الإسكان في قطاع واحد، هو (قطاع الإسكان)، حيث أصبحت وحدة تصديق العقود والبعثات والمجموعات والإسكان الميداني والشركات السياحية جميعها في قطاع واحد، وهذه خطوة تطويرية تنعكس على الخدمة المقدمة للحاج الكريم.
• ماذا عن أبرز المستجدات في تعاونكم مع مؤسسات الطوافة في مكة المكرمة، ومكتب الوكلاء الموحد في جدة؟
ــ مما نفخر به أنه قبل ثلاث سنوات كانت الحافلة تقف ساعات طوال في محطة الهجرة ولكن من خلال توجيهات المسؤولين ودراسة الخطط السابقة توصلنا إلى ما يعرف بـ (نظام تراسل البيانات) بين المؤسسة وشقيقاتها في مكة المكرمة والعكس.
وهذا النظام يستند إلى أن تتوفر المعلومة لنا قبل قدوم الحجاج، وبالتالي ما أن تأتي الحافلة إلا وتكون المعلومة متوفرة، وتم إيجاد مسارات لوقوف الحافلة، حيث لا يستغرق وقوفها ست دقائق، وتغادر بعد ذلك الحافلة إلى مقر السكن، أما عن مكتب الوكلاء الموحد في جدة، وبسبب نوع العمل في المطار، لم يدخل في هذه المنظومة، ولكن سعينا هذا العام، وبالتنسيق مع الجهات المعنية وممثلي البعثات في الحصول على المعلومات الضرورية، لذلك تم استحداث مسارات في صالة رقم واحد، ودخلت في هذه الحزمة من الخدمة عدد من البعثات الكبيرة، الأمر الذي ساهم في انسيابية حركة الحجاج.
• كيف تصف استعدادات مركز استقبال الحجاج في مطار الأمير محمد بن عبدالعزيز الدولي في المدينة المنورة؟
ــ كان لدينا سابقا مركز استقبال في المطار أعيد إنشاؤه من جديد، وزيد في مساحته، ووفرت له الإمكانات الكبيرة التي تسهل استخدام التقنية في سرعة إنهاء إجراءات الدخول، وذلك بعد ما تم رصده العام الماضي من زيادة عدد الحجاج القادمين جوا عبر مطار المدينة وكذلك للزيادة المتوقعة في هذا العام.
• تحدثت عن الاستعانة بالتقنية في تسريع الإجراءات، ما هي الآليات؟
ــ أطلقنا مشروع مغادرة بلا ورق وذلك بعد تأكيد العملين في الميدان على تسبب الأعمال الورقية الروتينية في تعطيل حركة الحافلات التي تنقل الحجاج، وبالتالي التسبب في حدوث بعض التأخير، وتم ذلك من خلال استغلال التقنية بكافة فروعها، حيث تملك المؤسسة بنية تحتية تقنيه عالية الجودة لكي تتم مغادرة الحجاج بسرعة وانسيابية. وتم تسخير كافة الأجهزة اليدوية (أيفون، آيباد) والمحمولة لإنجاح المشروع، وكان قبل ذلك لدينا تطور من خلال العقد الإلكتروني، حيث تقوم البعثات بسحب العقد من الموقع الإلكتروني وتنهي الإجراءات بسرعة عالية.
• كم عدد الموظفين الذين تمت الاستعانة بهم لتنفيذ خطة حج هذا العام؟
ــ الواقع أن المؤسسة تمارس عملها عبر ثلاثة مراكز استقبال، و81 مكتبا ميدانيا، وثمانية مكاتب مساندة، وبالتالي تستقطب كل عام أعداد كبيرة من الموظفين إلى جانب كادرها الأساسي.
ويبلغ عدد الموظفين المؤقتين 3800 موظف موسمي بينهم عدد قليل من المقيمين تتم الاستعانة بهم في عمليات الترجمة، ونسبة السعودة كبيرة جدا، ولا نلجأ لتوظيف غير السعوديين إلا في مجال الترجمة، ونسعى في كل عام إلى تقليص أعداد غير السعوديين.
• هل تتم إقامة دورات تدريبية لهؤلاء الموظفين؟
ــ المؤسسة تعمل على تنظيم العديد من الدورات التدريبية لجميع موظفيها، وذلك لأداء الأعمال الموكلة إليهم بجودة عالية، وتتنوع الدورات التدريبية بين حلقات نقاش أو ورش عمل، وذلك بالتعاون مع جميع الجهات العاملة في الحج، كما أن موظفينا ينخرطون في برامج سكرتارية لجنة الحج.
• ما رؤية المؤسسة حول وضع الموظفين؟
ــ رؤيتنا أن نسعى لكي نكون خير سفراء للمملكة من خلال موقعنا الحالي.
• بعد نهاية كل موسم تتم مراجعة الخطة التشغيلية، وترصد السلبيات، ما أبرز السلبيات، وكيف تم تلافيها؟
ــ كانت عقود الإسكان تسير بطيئة وورقية يعاني منها ممثلو الحجاج من بعثات أو منظمين أو شركات سياحية، ولقد أخضعنا هذا الأمر للتشخيص والتحليل، ووجدنا أن البيئة التقنية تساعدنا على تطويع عقد إلكتروني، الأمر الذي حقق نقلة نوعية في عمل المؤسسة ساهمت في اختصار كثير من الوقت، الأمر الثاني المغادرة وهو الذي يستوجب مغادرة الحجاج في وقت معين وارتباط زمني معين، ومن خلال ورش العمل أوجدنا الحلول للوصول إلى مغادره آمنة وسريعة ومختلفة، حيث ألغينا الكثير من الحلقات، وذلك بعد الدراسة والتحليل.
وأصبح الحاج يغادر من سكنه إلى الميقات في موسم الحج الأول دون المرور بمحطة الهجرة، ومن مقر سكنه إلى مطار الملك عبدالعزيز الدولي في جدة في موسم الحج الثاني، وبالتالي تقلص وقت كان يقضيه الحاج في رحلته البرية.
• خلال لقائكم مع رؤساء البعثات، كيف كان انطباعهم عن جهود المملكة عامة، ومؤسسات بعثات الحج خاصة؟
ــ كل من نلتقي بهم يدعو لخادم الحرمين الشريفين وحكومته على ما سخرته من إمكانات لخدمة ضيوف الرحمن، فالحجاج وممثلوهم يؤكدون على الخدمات التي توفرها المملكة من خلال إنشاء المشاريع كجسر الجمرات، وقطار المشاعر والحرمين، والتوسعة في المسجد النبوي والمشاعر المقدسة، ويشيدون ويقدمون شكرهم للملك وكذلك ما تقدمه المؤسسة من تذليل العقبات بتوجيه وتنسيق من جميع الجهات المعنية.
• هل من الممكن أن نتعرف إلى أهم الخدمات التي تقدمها المؤسسة؟
ــ تنفذ المؤسسة وبتوجيهات من حكومة خادم الحرمين الشريفين وجميع الجهات المختصة والعاملة في الحج العديد من الخدمات التي تهدف بالمقام الأول إلى راحة الحجاج وتوفير جميع متطلباتهم التي تؤمن لهم حجهم بكل يسر وسهولة، ومن أبرز خدمات المؤسسة استقبال الحجاج في مراكز الاستقبال الثلاثة في محطة الهجرة، ومركز استقبال المطار، ومركز استقبال البر، ومن ثم متابعة سكنهم التي تم إبرام عقودها مسبقا من خلال رؤساء بعثات الحج، وبرعاية وتصديق من المؤسسة التي تتولى بعد ذلك إجراءات الإسكان ومتابعتها.
كما توجد خدمات عامة تتمثل في تفقد الحجاج في منازلهم، والتأكد من صلاحية السكن، وأن المتعهد قد التزم بكل التزاماته مع البعثة، وفي حالة التقاعس في توفير السكن المناسب تعالج المؤسسة هذا النقص من خلال التأمين المودع الـ 15 في المائة من قيمة العقد، وتوفير جميع الأمور الناقصة.
ويتولى هذا قطاع الطوارئ والسلامة المنوط به متابعة سكن الحجاج على ثلاث مراحل قبل وصول بعثات الحج وأثناء سكنهم وبعد مغادرتهم، والعمل على تأمين النقص في حالة حدوث أي تقاعس من قبل المتعهد.
• ماذا عن متابعة المرضى من الحجاج؟
ــ تتابع المؤسسة الحجاج المنومين في المستشفيات، وإنهاء إجراءات الدخول والخروج بالتنسيق مع الشؤون الصحية في المدينة المنورة، بالإضافة إلى إنهاء إجراءات الحجاج المتوفين في المدينة المنورة بالتنسيق مع الجهات المختصة.
وأكد الدكتور يوسف بن أحمد حوالة سعي المؤسسة لتلافي الكثير من السلبيات التي حدثت في الأعوام الماضية. وإلى نص الحوار:
• ما مستجدات الخطة التشغيلية لهذا العام؟
ــ من أبرز المستجدات دمج جميع الوحدات التي كانت تعمل في الإسكان في قطاع واحد، هو (قطاع الإسكان)، حيث أصبحت وحدة تصديق العقود والبعثات والمجموعات والإسكان الميداني والشركات السياحية جميعها في قطاع واحد، وهذه خطوة تطويرية تنعكس على الخدمة المقدمة للحاج الكريم.
• ماذا عن أبرز المستجدات في تعاونكم مع مؤسسات الطوافة في مكة المكرمة، ومكتب الوكلاء الموحد في جدة؟
ــ مما نفخر به أنه قبل ثلاث سنوات كانت الحافلة تقف ساعات طوال في محطة الهجرة ولكن من خلال توجيهات المسؤولين ودراسة الخطط السابقة توصلنا إلى ما يعرف بـ (نظام تراسل البيانات) بين المؤسسة وشقيقاتها في مكة المكرمة والعكس.
وهذا النظام يستند إلى أن تتوفر المعلومة لنا قبل قدوم الحجاج، وبالتالي ما أن تأتي الحافلة إلا وتكون المعلومة متوفرة، وتم إيجاد مسارات لوقوف الحافلة، حيث لا يستغرق وقوفها ست دقائق، وتغادر بعد ذلك الحافلة إلى مقر السكن، أما عن مكتب الوكلاء الموحد في جدة، وبسبب نوع العمل في المطار، لم يدخل في هذه المنظومة، ولكن سعينا هذا العام، وبالتنسيق مع الجهات المعنية وممثلي البعثات في الحصول على المعلومات الضرورية، لذلك تم استحداث مسارات في صالة رقم واحد، ودخلت في هذه الحزمة من الخدمة عدد من البعثات الكبيرة، الأمر الذي ساهم في انسيابية حركة الحجاج.
• كيف تصف استعدادات مركز استقبال الحجاج في مطار الأمير محمد بن عبدالعزيز الدولي في المدينة المنورة؟
ــ كان لدينا سابقا مركز استقبال في المطار أعيد إنشاؤه من جديد، وزيد في مساحته، ووفرت له الإمكانات الكبيرة التي تسهل استخدام التقنية في سرعة إنهاء إجراءات الدخول، وذلك بعد ما تم رصده العام الماضي من زيادة عدد الحجاج القادمين جوا عبر مطار المدينة وكذلك للزيادة المتوقعة في هذا العام.
• تحدثت عن الاستعانة بالتقنية في تسريع الإجراءات، ما هي الآليات؟
ــ أطلقنا مشروع مغادرة بلا ورق وذلك بعد تأكيد العملين في الميدان على تسبب الأعمال الورقية الروتينية في تعطيل حركة الحافلات التي تنقل الحجاج، وبالتالي التسبب في حدوث بعض التأخير، وتم ذلك من خلال استغلال التقنية بكافة فروعها، حيث تملك المؤسسة بنية تحتية تقنيه عالية الجودة لكي تتم مغادرة الحجاج بسرعة وانسيابية. وتم تسخير كافة الأجهزة اليدوية (أيفون، آيباد) والمحمولة لإنجاح المشروع، وكان قبل ذلك لدينا تطور من خلال العقد الإلكتروني، حيث تقوم البعثات بسحب العقد من الموقع الإلكتروني وتنهي الإجراءات بسرعة عالية.
• كم عدد الموظفين الذين تمت الاستعانة بهم لتنفيذ خطة حج هذا العام؟
ــ الواقع أن المؤسسة تمارس عملها عبر ثلاثة مراكز استقبال، و81 مكتبا ميدانيا، وثمانية مكاتب مساندة، وبالتالي تستقطب كل عام أعداد كبيرة من الموظفين إلى جانب كادرها الأساسي.
ويبلغ عدد الموظفين المؤقتين 3800 موظف موسمي بينهم عدد قليل من المقيمين تتم الاستعانة بهم في عمليات الترجمة، ونسبة السعودة كبيرة جدا، ولا نلجأ لتوظيف غير السعوديين إلا في مجال الترجمة، ونسعى في كل عام إلى تقليص أعداد غير السعوديين.
• هل تتم إقامة دورات تدريبية لهؤلاء الموظفين؟
ــ المؤسسة تعمل على تنظيم العديد من الدورات التدريبية لجميع موظفيها، وذلك لأداء الأعمال الموكلة إليهم بجودة عالية، وتتنوع الدورات التدريبية بين حلقات نقاش أو ورش عمل، وذلك بالتعاون مع جميع الجهات العاملة في الحج، كما أن موظفينا ينخرطون في برامج سكرتارية لجنة الحج.
• ما رؤية المؤسسة حول وضع الموظفين؟
ــ رؤيتنا أن نسعى لكي نكون خير سفراء للمملكة من خلال موقعنا الحالي.
• بعد نهاية كل موسم تتم مراجعة الخطة التشغيلية، وترصد السلبيات، ما أبرز السلبيات، وكيف تم تلافيها؟
ــ كانت عقود الإسكان تسير بطيئة وورقية يعاني منها ممثلو الحجاج من بعثات أو منظمين أو شركات سياحية، ولقد أخضعنا هذا الأمر للتشخيص والتحليل، ووجدنا أن البيئة التقنية تساعدنا على تطويع عقد إلكتروني، الأمر الذي حقق نقلة نوعية في عمل المؤسسة ساهمت في اختصار كثير من الوقت، الأمر الثاني المغادرة وهو الذي يستوجب مغادرة الحجاج في وقت معين وارتباط زمني معين، ومن خلال ورش العمل أوجدنا الحلول للوصول إلى مغادره آمنة وسريعة ومختلفة، حيث ألغينا الكثير من الحلقات، وذلك بعد الدراسة والتحليل.
وأصبح الحاج يغادر من سكنه إلى الميقات في موسم الحج الأول دون المرور بمحطة الهجرة، ومن مقر سكنه إلى مطار الملك عبدالعزيز الدولي في جدة في موسم الحج الثاني، وبالتالي تقلص وقت كان يقضيه الحاج في رحلته البرية.
• خلال لقائكم مع رؤساء البعثات، كيف كان انطباعهم عن جهود المملكة عامة، ومؤسسات بعثات الحج خاصة؟
ــ كل من نلتقي بهم يدعو لخادم الحرمين الشريفين وحكومته على ما سخرته من إمكانات لخدمة ضيوف الرحمن، فالحجاج وممثلوهم يؤكدون على الخدمات التي توفرها المملكة من خلال إنشاء المشاريع كجسر الجمرات، وقطار المشاعر والحرمين، والتوسعة في المسجد النبوي والمشاعر المقدسة، ويشيدون ويقدمون شكرهم للملك وكذلك ما تقدمه المؤسسة من تذليل العقبات بتوجيه وتنسيق من جميع الجهات المعنية.
• هل من الممكن أن نتعرف إلى أهم الخدمات التي تقدمها المؤسسة؟
ــ تنفذ المؤسسة وبتوجيهات من حكومة خادم الحرمين الشريفين وجميع الجهات المختصة والعاملة في الحج العديد من الخدمات التي تهدف بالمقام الأول إلى راحة الحجاج وتوفير جميع متطلباتهم التي تؤمن لهم حجهم بكل يسر وسهولة، ومن أبرز خدمات المؤسسة استقبال الحجاج في مراكز الاستقبال الثلاثة في محطة الهجرة، ومركز استقبال المطار، ومركز استقبال البر، ومن ثم متابعة سكنهم التي تم إبرام عقودها مسبقا من خلال رؤساء بعثات الحج، وبرعاية وتصديق من المؤسسة التي تتولى بعد ذلك إجراءات الإسكان ومتابعتها.
كما توجد خدمات عامة تتمثل في تفقد الحجاج في منازلهم، والتأكد من صلاحية السكن، وأن المتعهد قد التزم بكل التزاماته مع البعثة، وفي حالة التقاعس في توفير السكن المناسب تعالج المؤسسة هذا النقص من خلال التأمين المودع الـ 15 في المائة من قيمة العقد، وتوفير جميع الأمور الناقصة.
ويتولى هذا قطاع الطوارئ والسلامة المنوط به متابعة سكن الحجاج على ثلاث مراحل قبل وصول بعثات الحج وأثناء سكنهم وبعد مغادرتهم، والعمل على تأمين النقص في حالة حدوث أي تقاعس من قبل المتعهد.
• ماذا عن متابعة المرضى من الحجاج؟
ــ تتابع المؤسسة الحجاج المنومين في المستشفيات، وإنهاء إجراءات الدخول والخروج بالتنسيق مع الشؤون الصحية في المدينة المنورة، بالإضافة إلى إنهاء إجراءات الحجاج المتوفين في المدينة المنورة بالتنسيق مع الجهات المختصة.