أفصح مدير فرع الأحوال المدنية في المدينة المنورة عبدالمعطي الجهني أنه كفى مراجعيه هم التجول بين أقسام إدارته والتنقل بين مكاتبها "بموظف شامل" ينهي جميع أمور المواطن في ظرف عشر دقائق، لافتا إلى أنه يقوم شخصياً بحجز موعد لمن ليس له موعد مسبق من مكتبه.
وتابع الجهني أن إدارة الأحوال المدنية تعد أكثر الإدارات التي يرتادها المواطنون لإتمام أمورهم الشخصية من إصدار بطاقات أحوال وإضافة مواليد أو إصدار سجل زواج وغيرها من الخدمات المهمة، مبينا أن "الأحوال المدنية" تخطت عقبات الماضي من تكدس المواطنين بالساعات أمام بوابتها بين معاناة لتخليص مهامهم وبين المضي من بعد ذلك لتيسير أمورهم الحياتية, وبين قفزة التطور في إنجاز جميع معاملات المراجع الواحد إلكترونياً ومن عند موظف واحد بدلاً من عناء التجول بين مكاتبها لأكثر من أمر.
وعن كيفية تقليص شكوى المراجعات من التكدس في طابور خدمة العملاء قال:
عملية حجز الموعد من الإنترنت وفرت لنا الكثير في أن تأتي المراجعة في وقتها وتنجز أمرها خلال عشر دقائق دون أي انتظار، إذ أن هذه الآلية حلت قضية التكدس التي كانت واحدة من المشكلات, فالمراجعات لا يجلسن كثيرا.
وفيما يتعلق بما يحدث في مكاتب النساء من عدم وعي بأهمية حجز موعد مسبق وخاصة كبيرات السن قال:
نتمنى من خلال "عكاظ" أن تشاركونا كصحيفة عملاقة في زيادة وعي وتثقيف الناس من الرجال والنساء بحجز موعد مسبق, فماذا هو القصد من الموعد المسبق أي أن تأتي المراجعة بالموعد الذي تحدده هي وبالوقت الذي يتناسب مع ظروفها والمكان الذي ترغب فيه والأقرب لها إن كان هنا في أطراف المدينة أو وسط المدينة في مركز العالية, وأيضاً تثقيفهم بقراءة الضوابط والشروط عند طباعة ورقة الموعد الموجودة في ورقة حجز الموعد.
الهجر والقرى
وعن شكوى كبيرات السن من عدم مقدرتهن على حجز المواعيد بالنت قال:
ما يتعلق بكبار السن الذين لا يوجد لديهم انترنت في المحافظات والهجر والبوادي لا نطالبهم بالمجيء للمدينة ليجددوا بطاقاتهم نحن نخدمهم في مواقعهم, أما فيما يتعلق بداخل المدينة من كبار السن من النساء والرجال فإنه يوجد لدينا هنا موظف مسؤول لهم لتسجيل المواعيد, وغالباً ما تكون مواعيدنا لهم في نفس اليوم, ولكن هناك تقديرا لبعض الحالات كأن يكون رجلا كبيرا في السن وانتهى موعده وهنا لا نرده طالما أنه تحرك من منزله وجاء لنا فلن نتخلى عنه سنخدمه, وأذكر هنا أنني حجزت للكثيرين من مكتبي الخاص وقد يقوم بالمهمة أي زميل موجود هنا بالإدارة فهذا واجبنا تجاه أي شخص كبير في السن وأتى ليسجل موعدا.
وفي سؤال عن مميزات التقنيات الحديثة التي تستخدمها الأحوال المدنية قال:
التقنية استخدمتها الأحوال المدنية استخداما قويا جداً وتفوقت في ذلك بشهادة الجميع لدرجة أنها تصل المواطن في منزله من دون شروط.
وحول خدمة العجزة والمسنين في منازلهم قال:
الأحوال لديها سيارات متنقلة, وكاميرات بحجم كف اليد بحيث ننقلها للمواطن في بيته, وأيضا توجد حقائب تصله إلى مكانه, ولا نكلف المواطن الذي لا يستطيع الحضور أن يأتي لنا في الإدارة, وكذلك القرى فلقد انتقلت الأحوال إلى عدة قرى في المدينة منها وادي الفرع, والعيص, وهناك تعاون قريب مع إمارة المنطقة لتغطية باقي القرى والمحافظات ومن إنجازاتنا أننا انتقلنا لمواطنين مقعدين لأكثر من مسافة 200 كيلو متر داخل المنطقة وذلك من لحظة ما تم تبليغنا من قبل أهلهم بالهاتف, عن طريق تصويرهم بكاميرا "الهايد" الصغيرة التي تعمل بالأقمار الصناعية يتم تخزين المعلومات وأخذ صورة للمواطن وتخزينها ومن ثم نقلها إلى جهاز الأحوال المدنية، فالسيارات المتنقلة وجدت لخدمة الناس في مواقعهم وسننتقل في الأيام المقبلة للمراكز والمحافظات التي لا يوجد بها مكاتب للأحوال المدنية, وأخص من خلال "عكاظ" بالشكر جميع المحافظين على تعاونهم معنا والتنظيم للإدارات التي زرناها كان تعاونا منقطع النظير, وكذالك تنظيم الناس كان ممتازا جداً ولم نجد أي معاناة.
وفيما يتعلق بانطباعات الناس من رجال ونساء عن التسهيل في انجاز الخدمات لهم في محافظاتهم قال:
كان التفاعل معنا في المحافظات جدا جميل والناس أكثر سعادة منا في أن تصل لهم الخدمة لتغنيهم تعب السفر والذهاب إلى مقر الإدارة في المدينة.
وفيما إذا كانت السيارات المتنقلة حصرا على الرجال وليس للمرأة المقعدة قال:
خدمة السيارات المتنقلة هي للرجال والنساء فقد توجهنا للنساء وقمنا بتصويرهن وقد يكون أكثر ما توجهنا لتصويرهن هن النساء في بيوتهن بحضور المحرم, وسنخرج قريبا جدا للنساء لتقديم الخدمات لهن في ينبع.
وعن الخدمة المقدمة في قسم كبار السن قال:
قسم كبار السن ليس به مواعيد مسبقة فقط، إذ تتم خدمة المسن آلياً منذ أن يتواجد في الإدارة، حيث يوجد جهاز يأخذ بصمته ويصوره ويقوم بكافة الإجراءات له من تجديد أو استخراج سجل أسرة دونما يحتاج أن يصعد للأدوار العلوية.
وعن مطالبة بعض النساء بوجود مكتب خاص لتصوير الأوراق المطلوبة منهن وعدم الحاجة بهن للخروج لذلك قال:
آلات التصوير الموجودة مخصصة للعمل الرسمي وغالبا فإن صور الوثائق يحضرها المواطن معه ونادرا ما نطالبه بالتصوير ولو أن المواطن أو المواطنة قرأ الشروط من البيت لأحضر الصور معه دون عناء.
وحول الروتين في إنجاز المعاملات قال:
ليس لدينا روتين على الإطلاق لأن هناك ما يسمى "بالموظف الشامل"، حيث يتم تخليص جميع ما جاء له المواطن أو المواطنة من موظف واحد فلا يحتاج إلى أن يتنقل بين الأقسام.
وفيما اذا كان إضافة مولود يتطلب حجز موعد قال:
طبعاً, كل شيء يتطلب حجز موعد مسبق له, ولكن ما يتعلق بالمواليد لأنه محكوم بغرامة مالية عليه أن يراجع الأحوال قبل حلول الغرامة, وكل ذلك من حجز المواعيد ما هو إلا لتنظيم الناس ولا نريد التكدس والجميع قد أرهقهم التكدس عند أبواب الأحوال المدنية وكله من أجل راحتهم وتنظيمهم ولأن هناك عملية تفويج سريع للمراجعين.
وعما تراه بعض الأمهات من تعنت وتأخر بعض أولياء الأمور من ضم أبنائهم قال:
بالنسبة لتعنت الآباء.. النظام أعطى الأم الصلاحية أن تبلغ عن أبنائها دون حاجة لحضور الأب, ويمكن التبليغ يكون بالنيابة كالجد يمكن له أن يبلغ, والخال, والعم, والأبناء البالغين.
وفيما يقال إن موقع الأحوال المدينة بأحد المراكز التجارية بعيد نوعا ما عن الأهالي قال: موقعنا داخل المدينة ولسنا بالبعيدين عنها, لكن وضع المكتب في المركز التجاري من الأهمية بمكان لأن المواطن إذا صادف أنه لا يوجد لدينا موعد قد يجد له موعدا في مكتب الأحوال بالمول التجاري.
وفي سؤال عن عدم وجود تقييم دوري من جهات مستقلة ولتكون شهرية يؤخذ فيها رأي جميع المواطنين من نساء ورجال حول أعمال الفرع قال:
هذه الخدمة موجودة بحيث نمنح المواطن ورقة لوضع تقييمه ويرفع هذا التقييم شهرياً إلى الرياض ورضاء الناس عن ما نقدمه هو توفيق من الله ونطمح لأن يكون تقييمهم الفا بالمائة وذلك من توفير الخدمات لهم في مواقعهم لأم عجوز أو طفل معاق أو رجل كبير في السن أقعده المرض هذا ما تلمسناه من رضاهم وأيضا في المواقع العسكرية والجامعات والمدارس حيث إننا مجدولين اتجاهاتنا المستقبلية لهم في مواقعهم عن طريق سياراتنا المتنقلة وتنفيذ طلباتهم في موقع واحد.
وعن آليات العمل بين الأمس واليوم قال:
شهادتي مجروحة في تطور خدمات الأحوال المدنية, ولكن الحكم للناس فالمواطن هو من يقيم الأحوال من الأمس لليوم فمنهم من قال إن الأحوال انقلبت 180 درجة من حيث التطور السريع وتمنى أن تحذو جميع الإدارات الحكومية حذوها، إذن فالمواطن رأى فينا أن نكون قدوة للجميع ولكننا نطمح دائما للأفضل.
خدمة المواطنين
أوضح مدير الأحوال المدنية في المدينة المنورة بقوله: لا يهمنا سوى رضا الله سبحانه وتعالى ومن ثم رضا المسؤولين، ونسأل الله أن يعيننا على خدمة المواطن في جميع أرجاء المدينة المنورة وأن نخدمه في أي موقع في المنطقة بما يحقق له الرضا التام من الخدمات المقدمة من الأحوال المدنية.
وتابع الجهني أن إدارة الأحوال المدنية تعد أكثر الإدارات التي يرتادها المواطنون لإتمام أمورهم الشخصية من إصدار بطاقات أحوال وإضافة مواليد أو إصدار سجل زواج وغيرها من الخدمات المهمة، مبينا أن "الأحوال المدنية" تخطت عقبات الماضي من تكدس المواطنين بالساعات أمام بوابتها بين معاناة لتخليص مهامهم وبين المضي من بعد ذلك لتيسير أمورهم الحياتية, وبين قفزة التطور في إنجاز جميع معاملات المراجع الواحد إلكترونياً ومن عند موظف واحد بدلاً من عناء التجول بين مكاتبها لأكثر من أمر.
وعن كيفية تقليص شكوى المراجعات من التكدس في طابور خدمة العملاء قال:
عملية حجز الموعد من الإنترنت وفرت لنا الكثير في أن تأتي المراجعة في وقتها وتنجز أمرها خلال عشر دقائق دون أي انتظار، إذ أن هذه الآلية حلت قضية التكدس التي كانت واحدة من المشكلات, فالمراجعات لا يجلسن كثيرا.
وفيما يتعلق بما يحدث في مكاتب النساء من عدم وعي بأهمية حجز موعد مسبق وخاصة كبيرات السن قال:
نتمنى من خلال "عكاظ" أن تشاركونا كصحيفة عملاقة في زيادة وعي وتثقيف الناس من الرجال والنساء بحجز موعد مسبق, فماذا هو القصد من الموعد المسبق أي أن تأتي المراجعة بالموعد الذي تحدده هي وبالوقت الذي يتناسب مع ظروفها والمكان الذي ترغب فيه والأقرب لها إن كان هنا في أطراف المدينة أو وسط المدينة في مركز العالية, وأيضاً تثقيفهم بقراءة الضوابط والشروط عند طباعة ورقة الموعد الموجودة في ورقة حجز الموعد.
الهجر والقرى
وعن شكوى كبيرات السن من عدم مقدرتهن على حجز المواعيد بالنت قال:
ما يتعلق بكبار السن الذين لا يوجد لديهم انترنت في المحافظات والهجر والبوادي لا نطالبهم بالمجيء للمدينة ليجددوا بطاقاتهم نحن نخدمهم في مواقعهم, أما فيما يتعلق بداخل المدينة من كبار السن من النساء والرجال فإنه يوجد لدينا هنا موظف مسؤول لهم لتسجيل المواعيد, وغالباً ما تكون مواعيدنا لهم في نفس اليوم, ولكن هناك تقديرا لبعض الحالات كأن يكون رجلا كبيرا في السن وانتهى موعده وهنا لا نرده طالما أنه تحرك من منزله وجاء لنا فلن نتخلى عنه سنخدمه, وأذكر هنا أنني حجزت للكثيرين من مكتبي الخاص وقد يقوم بالمهمة أي زميل موجود هنا بالإدارة فهذا واجبنا تجاه أي شخص كبير في السن وأتى ليسجل موعدا.
وفي سؤال عن مميزات التقنيات الحديثة التي تستخدمها الأحوال المدنية قال:
التقنية استخدمتها الأحوال المدنية استخداما قويا جداً وتفوقت في ذلك بشهادة الجميع لدرجة أنها تصل المواطن في منزله من دون شروط.
وحول خدمة العجزة والمسنين في منازلهم قال:
الأحوال لديها سيارات متنقلة, وكاميرات بحجم كف اليد بحيث ننقلها للمواطن في بيته, وأيضا توجد حقائب تصله إلى مكانه, ولا نكلف المواطن الذي لا يستطيع الحضور أن يأتي لنا في الإدارة, وكذلك القرى فلقد انتقلت الأحوال إلى عدة قرى في المدينة منها وادي الفرع, والعيص, وهناك تعاون قريب مع إمارة المنطقة لتغطية باقي القرى والمحافظات ومن إنجازاتنا أننا انتقلنا لمواطنين مقعدين لأكثر من مسافة 200 كيلو متر داخل المنطقة وذلك من لحظة ما تم تبليغنا من قبل أهلهم بالهاتف, عن طريق تصويرهم بكاميرا "الهايد" الصغيرة التي تعمل بالأقمار الصناعية يتم تخزين المعلومات وأخذ صورة للمواطن وتخزينها ومن ثم نقلها إلى جهاز الأحوال المدنية، فالسيارات المتنقلة وجدت لخدمة الناس في مواقعهم وسننتقل في الأيام المقبلة للمراكز والمحافظات التي لا يوجد بها مكاتب للأحوال المدنية, وأخص من خلال "عكاظ" بالشكر جميع المحافظين على تعاونهم معنا والتنظيم للإدارات التي زرناها كان تعاونا منقطع النظير, وكذالك تنظيم الناس كان ممتازا جداً ولم نجد أي معاناة.
وفيما يتعلق بانطباعات الناس من رجال ونساء عن التسهيل في انجاز الخدمات لهم في محافظاتهم قال:
كان التفاعل معنا في المحافظات جدا جميل والناس أكثر سعادة منا في أن تصل لهم الخدمة لتغنيهم تعب السفر والذهاب إلى مقر الإدارة في المدينة.
وفيما إذا كانت السيارات المتنقلة حصرا على الرجال وليس للمرأة المقعدة قال:
خدمة السيارات المتنقلة هي للرجال والنساء فقد توجهنا للنساء وقمنا بتصويرهن وقد يكون أكثر ما توجهنا لتصويرهن هن النساء في بيوتهن بحضور المحرم, وسنخرج قريبا جدا للنساء لتقديم الخدمات لهن في ينبع.
وعن الخدمة المقدمة في قسم كبار السن قال:
قسم كبار السن ليس به مواعيد مسبقة فقط، إذ تتم خدمة المسن آلياً منذ أن يتواجد في الإدارة، حيث يوجد جهاز يأخذ بصمته ويصوره ويقوم بكافة الإجراءات له من تجديد أو استخراج سجل أسرة دونما يحتاج أن يصعد للأدوار العلوية.
وعن مطالبة بعض النساء بوجود مكتب خاص لتصوير الأوراق المطلوبة منهن وعدم الحاجة بهن للخروج لذلك قال:
آلات التصوير الموجودة مخصصة للعمل الرسمي وغالبا فإن صور الوثائق يحضرها المواطن معه ونادرا ما نطالبه بالتصوير ولو أن المواطن أو المواطنة قرأ الشروط من البيت لأحضر الصور معه دون عناء.
وحول الروتين في إنجاز المعاملات قال:
ليس لدينا روتين على الإطلاق لأن هناك ما يسمى "بالموظف الشامل"، حيث يتم تخليص جميع ما جاء له المواطن أو المواطنة من موظف واحد فلا يحتاج إلى أن يتنقل بين الأقسام.
وفيما اذا كان إضافة مولود يتطلب حجز موعد قال:
طبعاً, كل شيء يتطلب حجز موعد مسبق له, ولكن ما يتعلق بالمواليد لأنه محكوم بغرامة مالية عليه أن يراجع الأحوال قبل حلول الغرامة, وكل ذلك من حجز المواعيد ما هو إلا لتنظيم الناس ولا نريد التكدس والجميع قد أرهقهم التكدس عند أبواب الأحوال المدنية وكله من أجل راحتهم وتنظيمهم ولأن هناك عملية تفويج سريع للمراجعين.
وعما تراه بعض الأمهات من تعنت وتأخر بعض أولياء الأمور من ضم أبنائهم قال:
بالنسبة لتعنت الآباء.. النظام أعطى الأم الصلاحية أن تبلغ عن أبنائها دون حاجة لحضور الأب, ويمكن التبليغ يكون بالنيابة كالجد يمكن له أن يبلغ, والخال, والعم, والأبناء البالغين.
وفيما يقال إن موقع الأحوال المدينة بأحد المراكز التجارية بعيد نوعا ما عن الأهالي قال: موقعنا داخل المدينة ولسنا بالبعيدين عنها, لكن وضع المكتب في المركز التجاري من الأهمية بمكان لأن المواطن إذا صادف أنه لا يوجد لدينا موعد قد يجد له موعدا في مكتب الأحوال بالمول التجاري.
وفي سؤال عن عدم وجود تقييم دوري من جهات مستقلة ولتكون شهرية يؤخذ فيها رأي جميع المواطنين من نساء ورجال حول أعمال الفرع قال:
هذه الخدمة موجودة بحيث نمنح المواطن ورقة لوضع تقييمه ويرفع هذا التقييم شهرياً إلى الرياض ورضاء الناس عن ما نقدمه هو توفيق من الله ونطمح لأن يكون تقييمهم الفا بالمائة وذلك من توفير الخدمات لهم في مواقعهم لأم عجوز أو طفل معاق أو رجل كبير في السن أقعده المرض هذا ما تلمسناه من رضاهم وأيضا في المواقع العسكرية والجامعات والمدارس حيث إننا مجدولين اتجاهاتنا المستقبلية لهم في مواقعهم عن طريق سياراتنا المتنقلة وتنفيذ طلباتهم في موقع واحد.
وعن آليات العمل بين الأمس واليوم قال:
شهادتي مجروحة في تطور خدمات الأحوال المدنية, ولكن الحكم للناس فالمواطن هو من يقيم الأحوال من الأمس لليوم فمنهم من قال إن الأحوال انقلبت 180 درجة من حيث التطور السريع وتمنى أن تحذو جميع الإدارات الحكومية حذوها، إذن فالمواطن رأى فينا أن نكون قدوة للجميع ولكننا نطمح دائما للأفضل.
خدمة المواطنين
أوضح مدير الأحوال المدنية في المدينة المنورة بقوله: لا يهمنا سوى رضا الله سبحانه وتعالى ومن ثم رضا المسؤولين، ونسأل الله أن يعيننا على خدمة المواطن في جميع أرجاء المدينة المنورة وأن نخدمه في أي موقع في المنطقة بما يحقق له الرضا التام من الخدمات المقدمة من الأحوال المدنية.