أتاح تطبيق «توكلنا» لقادة المؤسسات والمنشآت التعليمية في المملكة الاطلاع على بيانات الجهة التعليمية التابعة له عبر «توكلنا ويب».
جاء ذلك خلال نشرة «نتعلم بحذر»، التي أفادت بأنه يتعين تسجيل الدخول من الصفحة الرئيسية لـ«توكلنا ويب»، ثم الدخول إلى خدمة «نتعلم بحذر» عبر الرابط التالي: https://tawakkalna.sdaia.gov.sa/account/login?ReturnUrl=%2F، ثم تعبئة بيانات الدخول الخاصة بالمستخدم، ورقم الهوية وكلمة المرور، ومن الصفحة الرئيسية تظهر لقائد المؤسسة التعليمية أيقونة «نتعلم بحذر»، ويتم عرض الجهات التابعة للمسؤول الذي تم تعيينه مشرفاً عليها في خدمة «نتعلم بحذر»، إضافة إلى التفاصيل الخاصة بكل تجمع: (الاسم - النطاق - عدد المخالطين - عدد المصابين - عدد المحصنين)، وعند اختيار المؤسسة التعليمية يتم عرض التفاصيل: (رقم الهوية - الاسم - الفئة «موظف، طالب» - الحالة الصحية)، مع إمكانية البحث برقم هوية محدد عن طريق أيقونة البحث.
وتضمنت النشرة تمكين قائد المؤسسة التعليمية من إدارة عملية تسجيل الدخول والخروج إلى المؤسسة التعليمية عبر الخيارات التالية: تسجيل الدخول عن طريق مسح الرمز الخاص بالتجمع وتسجيل الدخول اليدوي عن طريق (مسح الرمز الخاص بالمستخدم، أو بيانات الشخص) وتسجيل الخروج وتسجيل دخول التجمع بمسح كود (QR) حيث تسمح هذه الخاصية للمستخدم بتسجيل الدخول إلى مكان التجمع، إضافة إلى تسجيل عدد المرافقين معه في حال وجودهم وذلك بمسح كود (QR) الخاص بالزائرين، ومن الصفحة الرئيسية يضغط الزائر على باركود زيارة التجمع عبر (قائمة الخدمات الحديثة) ويختار أيقونة (باركود زيارة تجمع) ويمسح الكود الخاص بالتجمع ويمسح المستخدم الكود الخاص بالتجمع لتسجيل الدخول.
وفي حال تسجيل الدخول بشكل عكسي للزائرين يمسح صاحب التجمع کود (QR) بجوال المستخدم الزائر ومن شاشة تفاصيل التجمع يختار المستخدم تسجيل دخول يدوي للزائر وإدخال بيانات الزائر: (رقم الهوية. تاريخ الميلاد) ويمسح رمز (QR) الخاص بالزائر، وعند تسجيل الدخول للتجمع بمسح كود (QR) يقوم الشخص مالك التجمع أو أحد المفوضين بمسح كود (QR) الخاص بالزائر، وبعد ذلك يختار تسجيل الدخول لتسجيل دخول الزائر بالتجمع.
وفي حالة تسجيل الخروج من التجمع بإمكان المستخدم تسجيل الخروج من مكان التجمع باتباع أحد الخيارات التالية: من الصفحة الرئيسية يفتح الزائر التصريح المراد تسجيل الخروج منه ويسجل الخروج تلقائياً بعد تخطي مقر التجمع بـ200 متر واختيار (تسجيل الخروج)، وعند تسجيل خروج جميع الداخلين تتم الموافقة على رسالة التأكيد ويتم تسجيل خروج جميع المستخدمين من مكان التجمع بنجاح.