خطت المؤسسة الأهلية لمطوفي حجاج الدول العربية خطوات حثيثة نحو عملية التحول لشركة مساهمة مقفلة لتكون في طليعة المؤسسات التي تسير وفق رؤية المملكة 2030 والمتسقة مع قرار مجلس الوزارء الصادر مؤخرا بتحويل مؤسسات الطوافة لشركات مساهمة مغلقة.
وكان من أولى خطوات المؤسسة إستحداث إدارة خاصة للدراسات والتطوير تقوم في المقام الأول بمهام الإشراف على عملية تحول المؤسسة إلى شركة مساهمة مقفلة -وفق نظام مقدمي خدمة حجاج الخارج-.
وفي هذا السياق يؤكد رئيس مجلس إدارة المؤسسة المطوف المهندس عباس بن عبدالغني قطان أن الإدارة المستحدثة تسهم في إدارة الجانب التنظيمي لهذه المرحلة ما بين قطاعات وإدارات المؤسسة المختلفة، ووزارة الحج والعمرة والاستشاري المطور لعملية التحول.
وأبان قطان أن الإدارة تشرف على عملية تحول المؤسسة إلى شركة مساهمة مقفلة ومتابعة سير الأعمال وفق الخطة المرسومة، كما تقوم برفع التقارير الدورية إلى معالي وزير الحج والعمرة عن أبرز الأنشطة المنجزة والأنشطة المخطط لإنجازها في المراحل اللاحقة.
ويلفت نائب رئيس مجلس إدارة المؤسسة رئيس اللجنة التوجيهية المطوف الأستاذ الدكتور محمد بن مصطفى بياري إلى أن دور الإدارة لايقتصر عند هذا الجانب بل يشمل أيضا ربط إدارات وأقسام المؤسسة بالاستشاري المطور لعملية التحول، بجانب مراجعة مخرجات الاستشاري المطور بشقيها الإداري والقانوني عبر (لجنة مراجعة المخرجات)، مشيرا إلى أن من ادوار الإدارة عقد ورش عمل لمنسوبي وموظفي المؤسسة فيما يتعلق بعملية التحول.
وشدد الدكتور البياري على أن الإدارة تعمل لتذليل العقبات والتنسيق مع الجهات ذات العلاقة في كافة ما يتعلق بعملية التحول.
وأضاف:«بأن الإدارة تعمل على إعداد وتجهيز المكاتب النموذجية وتطبيق حزمة من المبادرات بها لتكون نواة ونموذج يحتذى به لمكاتب الخدمة الميدانية بعد عملية التحول».
من جانبه أوضح مدير إدارة الدراسات والتطوير المهندس فهد بن حمد الأزيبي أن الإدارة تركز على جوانب مهمة، تبدأ بالإشراف العام على عملية تحول المؤسسة إلى شركة مساهمة مقفلة ومتابعة سير الاعمال وفق الخطة المرسومة، مروراً بإعداد وتجهيز هيكلة جديدة لمكاتب الخدمة الميدانية لتكون مكاتب نموذجية تتماشى مع عملية التحول الحاصلة بالمؤسسة وتطبيق نظم ذكية بها من شأنها أن ترتقي بمستوى الخدمات المقدمة.
وأضاف:«كما تقوم الإدارة بالعديد من المهام ابرزها تفعيل مبادرة الحج الأخضر في عدد من مكاتب الخدمة الميدانية، ومتابعة مخرجات اعمال الاستشاري الإداري الخاص بالمؤسسة».
لافتا إلى أن الإدارة تعمل على عدد من الشراكات الاستراتيجية مع جهات خارجية من شأنها النهوض بمستوى خدمة الحاج". وتفعيل دور التطوير والتدريب لموظفي ومنسوبي المؤسسة.
وبين المهندس الأزيبي أن الإدارة مقسمة إلى 3 أقسام رئيسية تختص بالبيانات والإحصاء, والدراسات والاستشارات, والتطوير والتقييم، حيث تعمل هذه الأقسام إلى تحقيق أهداف رئيسية.
وتطرق الأزيبي إلى هذه الاهداف الرئيسية وهي تطوير النظم الإدارية الحالية في المؤسسة من خلال القيام بالدراسات المقارنة لتجارب وخبرات اخرى رائدة بقصد الاستفادة منها، وإعداد مقاييس معيارية لمختلف أوجه الأنشطة لزيادة الكفاءة الإنتاجية وتقويم الأداء.
ومن أهدافها الرئيسية أيضا وفق الأزيبي إيجاد الحلول للمشكلات التي تواجه الوحدات والإدارات بالمؤسسة، وتحقيق عمليات الاتصال والتنسيق الفعال بين ادارات ووحدات المؤسسة.